Инструкция по учету и хранению музейных ценностей - часть 2.

II. Состав музейных фондов

75. Собрания всех музеев состоят из основного и научно - вспомогательного фондов. В естественно - научных музеях, кроме того, имеется фонд "сырьевых материалов".
76. К основному фонду относятся следующие музейные предметы:
В естественно - исторических музеях или отделах - музейные предметы, документирующие развитие природы и историю развития естественно - научных дисциплин, в их числе:
- образцы природы, обработанные и законсервированные для длительного хранения, а также снабженные этикетками, гарантирующими точность определения;
- уникальные объекты живой и неживой природы, например редкие виды животных и растений, метеориты, кристаллы необычной формы и др.;
- сборы крупнейших естествоиспытателей, имеющие научное или мемориальное значение;
- образцы техники препарирования и научной таксидермии;
- биогруппы и ландшафтные диорамы, с научной точностью воспроизводящие естественную обстановку изученных музеем природных участков и основанные на подлинных, научно обработанных материалах;
- подлинные изобразительные материалы, характеризующие природные условия (картографические, фотографические и произведения изобразительного искусства);
- письменные, изобразительные, вещественные памятники, отражающие историю естественных наук.
В музеях или отделах исторического профиля - музейные предметы, документирующие историю и развитие человеческого общества. В их числе:
вещественные памятники - археологические материалы, добытые в результате раскопок, а также случайных находок;
- музейные предметы, относящиеся к феодальной и капиталистической общественно - экономической формациям и социалистической общественно - экономической формации, характеризующие экономику, общественные отношения, внутреннюю и внешнюю политику, историю революционного движения, борьбу за мир в СССР и защиту социалистического отечества, культуру (орудия труда, образцы продукции, оружие, знамена, обмундирование, предметы быта и одежды, в том числе произведения профессионального декоративно - прикладного искусства и народного творчества), мемориальные предметы, связанные с историческими событиями или выдающимися личностями - руководителями партии и государства, участниками революционного движения, гражданской и Великой Отечественной войн, народными героями, деятелями науки и культуры и т.д.;
- нумизматические материалы (монеты, бонистика, ордена, медали), сфрагистики (печати), геральдики и пр.;
изобразительные памятники - произведения изобразительного и декоративно - прикладного искусства (живопись, скульптура, графика, в том числе плакат и др.), имеющие документальное, мемориальное или художественное значение;
- фотографические материалы (дагерротипы, негативы с натуры, позитивы), имеющие документальное, мемориальное или художественное значение;
- карты, атласы, глобусы, планы, чертежи, связанные с историческими событиями и явлениями, историей науки, географических открытий и пр.;
письменные памятники - рукописные и печатные документы;
- книги рукописные, старопечатные, с автографами, редкие издания XVII - XX веков;
киноматериалы - документальные и художественные;
фонозаписи речевые и музыкальные, имеющие документальное, мемориальное или художественное значение.
В литературных, театральных, музыкальных музеях или отделах - музейные предметы, документирующие развитие литературы, театрального искусства, музыкальной культуры. В их числе:
письменные памятники - произведения художественной литературы, драматургии и публицистики (рукописи, печатные издания с правкой или автографами автора, редкие печатные издания и пр.);
- документы, характеризующие деятельность творческих коллективов, жизнь и творчество писателей, актеров, режиссеров, композиторов, музыкантов, театральных художников и их окружение;
изобразительные памятники - произведения изобразительного искусства, фотографии, характеризующие деятельность творческих коллективов, личность деятеля литературы, театрального и музыкального искусства, процесс его творчества, эпоху, в которую он жил;
- эскизы и макеты декораций, эскизы театральных костюмов;
- иллюстрации к литературным произведениям;
вещественные памятники - предметы быта мемориальные, а также предметы быта, характеризующие эпоху;
- музыкальные инструменты, театральные костюмы и пр.;
фонозаписи речевые и музыкальные и кинофильмы.
В технических музеях - музейные предметы, документирующие историю развития техники. В их числе:
вещественные памятники (машины, механизмы, приборы и др.);
изобразительные памятники (произведения изобразительного искусства, чертежи и фотографии, отражающие жизнь и деятельность ученых, изобретателей, отдельные технические процессы и пр.);
письменные памятники (техническая документация, документы, связанные с жизнью и деятельностью ученых, изобретателей и пр.);
фонозаписи и кинофильмы, отражающие этапы развития техники.
В мемориальных музеях
- мемориальные предметы, принадлежавшие меморируемому лицу или его ближайшему окружению (вещественные, изобразительные, письменные памятники, фонокинодокументы);
- мемориальные предметы, относящиеся к меморируемому событию (вещественные, изобразительные, письменные памятники, фонодокументы);
- памятники, не являющиеся мемориальными, но отражающие историческую обстановку, в которой действовало меморируемое лицо или происходило меморируемое событие, а также результаты деятельности меморируемого лица, судьбу творчества в последующие эпохи;
- произведения литературы и искусства, посвященные меморируемому лицу или событию.
В художественных музеях
- произведения всех видов изобразительного, декоративно - прикладного, монументального искусства, коллекции археологии, нумизматики и др. в соответствии с профилем каждого музея.
76а. Из основного фонда может быть выделен обменный фонд, который состоит из музейных предметов, не отвечающих профилю музея, а также из излишних дублетных экземпляров (свыше пяти). Музейные предметы обменного фонда могут быть переданы с разрешения Министерства культуры СССР и министерств культуры союзных республик (согласно подчиненности) другим музеям в порядке обмена или безвозмездно.
Музейные предметы обменного фонда при поступлении в музей регистрируются как предметы основного фонда, а их принадлежность к обменному фонду фиксируется в специальной картотеке.
77. К научно - вспомогательному фонду относятся: различные воспроизведения (фотокопии, слепки, муляжи, макеты), реконструкции, карты, диаграммы, схемы, планы и др., разработанные или приобретенные в процессе комплектования, изучения и экспонирования музейных коллекций;
образцы скоропортящихся сельскохозяйственных культур и других натуральных материалов, подверженных порче и требующих частой замены;
натуральные материалы - объекты природы, не имеющие музейного значения, но используемые для наглядного показа некоторых особенностей природы и ее явлений.
В отдельных случаях научно - вспомогательные материалы могут быть переведены в основной фонд (например, точные копии утраченных уникальных предметов).
Из научно - вспомогательного фонда может быть выделен обменный фонд.
78. К фонду "сырьевых" научных материалов относятся объекты неорганической и органической природы, предназначенные для лабораторных исследований и препарирования. Это - шкурки животных, влажные экспедиционные сборы, материалы, подготовленные для длительного хранения, и пр.
79. Все музейные предметы основного фонда: вещественные и документальные памятники, объекты природы, памятники изобразительного искусства входят в состав музейного фонда СоюзаССР.
80. Отнесение предметов к определенному фонду производится фондово - закупочной комиссией музея и оформляется протоколом, который утверждается директором и скрепляется печатью музея.

III. Государственный учет музейных фондов

Общие положения

81. Государственный учет музейных фондов представляет собой определение и регистрацию музейных собраний, являющихся общенародным достоянием.
Музейные фонды подлежат строгому государственному учету, который обеспечивает их юридическую охрану и создает условия для изучения и рационального использования.
Все памятники истории и культуры (вещественные, объекты природы, произведения всех видов изобразительного и декоративно - прикладного искусства, памятники письменности и др.), хранящиеся в музеях, бухгалтерскому учету по стоимости не подлежат.
82. Государственный учет музейных фондов предусматривает две стадии:
а) первичную регистрацию и атрибуцию поступивших в музей предметов, имеющих целью их документальную охрану (актирование, краткую запись в книге поступлений);
б) инвентаризацию, т.е. научную регистрацию музейных предметов (классификация по типам источников, видам материалов, видам искусства, коллекциям и пр., составление более развернутого и точного описания, уточнение атрибуции, запись в научный инвентарь).
83. Основными юридическими документами государственного учета музейных фондов являются акты приема и акты выдачи, книги поступлений и научный инвентарь. Для характеристики музейного предмета научный инвентарь является наиболее полным документом, фиксирующим его классификацию и результаты изучения.
84. Акты, книги поступлений и инвентарные книги музея должны заполняться разборчиво, четко, без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений. Исправления записей в этих документах допускаются лишь в крайних случаях. В случае необходимости внесения исправлений они производятся красными чернилами. Старые (зачеркнутые только одной чертой) и новые записи должны четко читаться. Об исправлениях делается соответствующая запись на той же странице. Она заверяется директором и главным хранителем (зав. фондами), зав. отделом учета, материально ответственным лицом и скрепляется печатью музея.
Все существенные исправления (атрибуция, сохранность, размер, материал и т.п.), вносимые в инвентарные книги музея и книги поступлений, заверяются лицом, ответственным за учет, на основании специального акта, подписанного директором или его заместителем по научной части, главным хранителем (зав. фондами), зав. соответствующим научным отделом и хранителем фондов.
85. Музеи учитывают документы ГАФ СССР по фондам, коллекциям и единицам хранения и в целях централизованного учета документов ГАФ СССР ежегодно представляют в соответствующие учреждения государственной архивной службы СССР сведения о составе и объеме хранящихся документов ГАФ СССР по установленным формам централизованного учета (паспорт, карточка фондов, сведения об изменении в объеме, составе, содержании и состоянии фондов).
Сведения об объеме, составе, содержании и состоянии документов ГАФ СССР включаются в учетные формы основного фонда музеев.
Музеи обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки и использования документов ГАФ СССР с соблюдением правил, устанавливаемых Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

Порядок приема и выдачи поступивших в музей предметов

86. Все поступившие в музей предметы подлежат строгому документальному учету.
Оформление приема и выдачи предметов производится немедленно по их поступлении или выдаче, по соответствующим актам. Акт приема и акт выдачи (Приложения N 3, 4) являются первичными юридическими документами государственного учета музейных фондов. Хранение в музеях предметов, не оформленных актами приема, категорически запрещается.
87. В актах приема или выдачи точно указывается место составления акта, год, месяц, число, от кого (в выдаче - кому), по чьему распоряжению, для какой цели и на какой срок (если предмет принят или выдан временно для выставки, экспертизы и др.) принят или передан предмет. При этом предметы точно перечисляются один за другим по наименованию, дается краткое характеризующее их описание, указываются размер, материал, техника, отмечается сохранность предмета, монтировка (например, в раме, под стеклом), прежний номер предмета (если он поступил из другого музея) - в акте приема, шифр и номер по книге поступлений, а также номер научного инвентаря при выдаче. При приеме предмета в постоянное пользование указывается также его цена, если он имеет оценку (был заказан или приобретен за плату). К акту желательно приложить сведения об истории предмета, так называемую легенду (его происхождение, движение, пребывание в коллекциях и на выставках, связи с определенными историческими событиями и лицами, время изготовления, места бытования, способы и условия употребления и т.п.), а для археологических и других экспедиционных материалов - полевую или коллекционную опись или попредметный список.
88. Если предмет требует особой атрибуции, к акту приема прилагается заключение специалистов или экспертной комиссии, заверенное соответствующим учреждением и скрепленное печатью учреждения, проводившего экспертизу.
89. Прием и выдача предметов, состоящих из драгоценных металлов и камней, производится в строгом соответствии с действующей Инструкцией Министерства культуры СССР (от 18 сентября 1975 г. N 29-166) "О порядке учета и хранения музейных ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях и культурно - просветительных учреждениях СССР".
Примечание. Выдача предметов, состоящих из драгоценных металлов и драгоценных камней, на реставрацию или для опробования в организациях и учреждениях, имеющих право опробирования драгоценных материалов, производится с разрешения директора музея по согласованию с главным хранителем по гарантийному письму и оформляется актом, в котором подробно оговаривается состояние сохранности и срок, на который выдается музейный предмет.

90. Порядок приема и хранения орденов и медалей СССР производится в соответствии с Инструкцией "О порядке приема в музеи страны для экспонирования и хранения орденов и медалей СССР", утвержденной Приказом Министерства культуры СССР от 31 октября 1977 г. N 838.
91. Прием и выдача оружия производится по разрешению вышестоящих организаций, а также органов милиции в установленном порядке.
92. Акты приема или выдачи предметов должны заполняться под копирку на пишущей машинке или от руки - черной или фиолетовой пастой.
93. Первичным охранным документом на предметы, собранные для музея в экспедициях (кроме археологических, геологических и некоторых других, учитывающихся по полевым описям), могут являться акты приема или типовые квитанции, составленные научными сотрудниками на месте сбора материала. Эти квитанции (желательно на бланках, отпечатанных типографским способом) подписываются лицами, сдавшими и принявшими материал (Приложение N 1).
Приложением к ним служат списки (в 3 экземплярах), в которых подробно описываются принятые предметы.
В музеях, куда поступают значительные экспедиционные сборы, приказом директора может быть выделено специальное лицо, а также отведено особое помещение для временного хранения таких материалов. Хранитель экспедиционных сборов принимает материал от участников экспедиций на основании первичной квитанции, составленной на месте сбора и коллекционных описей (Приложение N 2) по акту, и хранит его до рассмотрения на фондово - закупочной комиссии.
Примечание. Материалы археологических экспедиций передаче на временное хранение не подлежат.

Хранитель экспедиционных сборов может также временно хранить предметы, поступающие в музей на закупку, дар, на экспертизу и т.п. Прием таких вещей также оформляется актом или квитанцией на получение предмета от владельца.
Хранитель ведет журнал регистрации поступлений, в котором фиксируются документ и источник поступления, перечень поступивших предметов, решение фондово - закупочной комиссии, сведения о возврате вещей владельцам или передаче их в научные отделы (Приложение N 5). Он ведет также картотеку на поступившие предметы.
В соответствии с протоколом фондово - закупочной комиссии отдел учета или главный хранитель (зав. фондами) оформляет акт приема предметов на постоянное хранение, на основании которого эти предметы вносятся в книгу поступлений музея. Этот акт является одновременно и актом передачи музейных предметов на материально ответственное хранение. Он подписывается главным хранителем (зав. фондами), лицом, хранившим эти предметы до решения фондово - закупочной комиссии, и лицом, принявшим их на материально ответственное хранение.
Фамилии лиц, сдающих и получающих предметы, должны быть в акте повторены разборчиво в скобках.
Акты утверждаются директором музея, а в его отсутствие - его заместителем по научной части либо лицом, его замещающим.
После подписания и утверждения директором акты скрепляются печатью музея. Без такого оформления акты к исполнению не принимаются.
94. Акты приема и выдачи составляются в нескольких экземплярах (не менее 3). Первый экземпляр остается у главного хранителя (зав. фондами) или в отделе учета; второй - передается в отдел, которому предмет передан на хранение или из которого выдан (если хранение производится по отделам); третий - вручается под расписку лицу, сдавшему или принимающему предмет.
В случае, если главный хранитель (зав. фондами) является материально ответственным лицом, первый экземпляр акта хранится у директора.
95. Выдача музейных предметов из фондов музеев союзного подчинения во временное пользование другим музеям или учреждениям производится по специальному письменному разрешению министра культуры СССР или его заместителя.
Выдача музейных предметов из музеев республиканского и местного подчинения во временное пользование - по специальному письменному разрешению министра культуры союзной республики или его заместителя.
Директор музея имеет право продлить срок временной выдачи не более чем на один год.
Выдача музейных предметов из музеев в постоянное пользование другим музеям или учреждениям производится по приказу министров культуры СССР и союзных республик или их заместителей по подчиненности музея.
Выдача музейных предметов до их занесения в книгу поступления, не получивших шифра и номера, не разрешается.
Выдача музейных предметов из фондов музеев других министерств и ведомств производится по письменному разрешению соответствующих министерств и ведомств, которым подчинены эти музеи.
96. При выдаче экспонатов во временное пользование в учреждения, выступающие в качестве организаторов выставок (Торговая палата СССР, Союз обществ дружбы с зарубежными странами, Союз художников СССР, Академия художеств СССР, ВДНХ СССР и др.), в акте выдачи должна быть сделана оговорка, что принимающее экспонат учреждение, в лице его представителя, ознакомилось с настоящей Инструкцией и обязуется ее выполнять. Необходимо также получить от музея или учреждения, принимающего экспонат во временное пользование, гарантию его сохранности и своевременного возврата (оговорив это в акте).
В акте в случае необходимости могут быть оговорены рекомендации по упаковке, транспортировке, монтировке и хранению выдаваемых экспонатов.
Передача по акту и упаковка предметов для иногородних получателей должна производиться в присутствии получающей стороны. Лицо, принимающее предметы, должно иметь доверенность. Отправка и транспортировка музейных предметов производится в сопровождении материально ответственного лица (представителя принимающей или сдающей стороны).
К акту выдачи или приема прилагаются копии железнодорожных, авто- или авианакладных на отправку груза.
Примечание. Категорически запрещается передача кому-либо экспонатов, находящихся на временном хранении, без согласия их владельца.

97. Возврат музеем предметов, полученных им во временное пользование от другого музея или учреждения, производится по распоряжению директора музея, их возвращающего, и оформляется актом с подписями и визами: главного хранителя (зав. фондами), заведующего соответствующим отделом (если хранение осуществляется по отделам), а также материально ответственного лица, на чьем хранении находились эти предметы, с соблюдением требований, изложенных в п. 95.
98. Внутренние передачи предметов из одного отдела музея в другой отдел, от одного материально ответственного хранителя другому материально ответственному лицу производятся по разрешению директора и оформляются соответствующим актом. Акты подлежат утверждению директором музея или заместителем директора по научной части и скрепляются печатью музея (Приложения N 6, 7).
Кратковременная передача музейных предметов из отделов в фотолабораторию или для научной работы в пределах музея производится по разрешению главного хранителя (зав. фондами) и заведующего отделом и оформляется распиской лица, принявшего их, в специальной книге.
99. Акты приема или выдачи постоянного и временного хранения нумеруются порядковыми номерами раздельно, причем номера актов временного хранения имеют дополнительный шифр "ВХ",
ВХ
например: ----.
N 71
Раздельно пронумерованные акты постоянного и временного хранения подшиваются в два разных дела актов приема или в два разных дела актов выдач в хронологическом порядке, т.е. в порядке восходящих номеров.
Акты составляются в нескольких экземплярах (не менее 3). Два из них остаются в музее и хранятся в двух местах: в крупных музеях - в отделе учета и в отделе, где хранится предмет, в небольших музеях - у директора и главного хранителя (зав. фондами).
В конце года акты нумеруются по страницам, шнуруются, опечатываются печатью и остаются на хранение в музее. Сдаче в Главное архивное управление акты и другие документы, связанные с коллекциями музея, не подлежат.
Все акты подлежат регистрации в специальных книгах регистрации актов. Музей может вести две книги регистрации актов: приема и выдачи на постоянное хранение (записывая, например, акты приема на левой странице, а выдачи - на правой) и на временное хранение или четыре раздельные книги регистрации этих четырех видов актов (Приложения N 8а - 8г).
Записи в каждой из книг регистрации актов могут продолжаться подряд, из года в год, до заполнения книги, но нумерация актов приема и выдачи предметов ежегодно должна начинаться с первого номера. Акты передачи предметов на материально ответственное хранение целесообразно нумеровать подряд, без разделения по годам. Они подшиваются в отдельную папку и регистрируются в отдельной книге.

Регистрация новых поступлений

100. Все предметы, поступившие в музей на постоянное хранение, после актирования и рассмотрения на фондово - закупочной комиссии в течение месяца вносятся в книги поступлений основного или научно - вспомогательного фонда (Приложения N 9а, 9б). Предметы, поступившие в музей на временное хранение, регистрируются в книге временных поступлений (Приложение N 10).
Цель книг поступлений как государственного документа охранного порядка - зарегистрировать поступивший предмет под определенным порядковым номером, который тут же проставляется на нем, и дать краткое характеризующее его описание, исключающее его подмену, а в случае утери или кражи облегчающее также розыск пропавшего предмета. Порядковый номер по книге поступлений, присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей.
Примечания. а) При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматические и графические коллекции, фотоматериалы и др.) опускается групповая запись. В этих случаях количество поступивших предметов должно быть отражено в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП-250-825. Коллекция русских монет XVIII в., медь) или в книге поступлений производится суммарная запись с присвоением коллекции единого номера с соответствующими количеству дробными номерами входящих предметов (например, КП 250/1-26 Павлов И.Н., коллекция линогравюр на тему "Москва сегодня").
Групповая запись в КП допускается только при наличии по предметной описи состава данной коллекции, на которую в книге поступлений делается ссылка. Групповая запись предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней запрещается.
б) Материал, поступающий в музей в результате деятельности археологических, этнографических, геологических и др. экспедиций, учитывается первоначально по актам или коллекционным полевым описям комплексами. В случае, если перечисленные комплексы передают в музей экспедиции других организаций, то они поступают по актам с попредметными описями, в которых однотипные материалы записываются группами, а уникальные - индивидуально. До записи в КП археологические материалы систематизируются, разделяются на основной и научно - вспомогательный фонд, в последний выделяются массовые находки (кремневые отщепы, фрагменты керамики и др., предметы, сильно разрушенные и не подлежащие реставрации). Поступившему археологическому, этнографическому, геологическому комплексу или неразобранному архиву мемориального характера дается единый номер КП. Количество предметов фиксируется дробными порядковыми номерами на основе попредметного описания полевой или коллекционной описи.
В связи с необходимостью предварительной систематизации и камеральной обработки экспедиционных сборов археологических, этнографических, геологических и др. коллекций, а также неразобранных архивов мемориального характера сроки их записи в книгу поступлений определяются фондово - закупочной комиссией с учетом сложности и объема работ.
в) Поступающие в музей клады сохраняются в полном составе и не могут смешиваться с другими предметами и другими кладами. Клад получает единый номер книги поступления и подробно учитывается по описи.
г) Полевая или коллекционная опись должна быть подписана лицом, составившим опись, заверена подписью начальника экспедиции и пронумерована и опечатана печатью музея.
Регистрация полевых или коллекционных описей производится в специальной книге регистрации полевых и коллекционных описей.

101. Книга поступлений как документ охранного порядка должна быть до заполнения пронумерована, прошнурована, подписана и опечатана печатью вышестоящей организации.
Шифр музея и порядковые номера книг поступлений сразу же проставляются на самом предмете. Например: Перм КМ КП-3117 или ВХ КП-85. На художественных произведениях желательно ставить их простым карандашом (на произведениях из бумаги), на подрамниках картин и т.п. - фломастером или простым карандашом; на мелких предметах - на прикрепленной к предмету картонной этикетке.
102. Уникальные предметы фотографируются в обязательном порядке.

Научная инвентаризация музейных предметов

103. Инвентаризация - основная форма изучения, описания и научного определения музейных предметов основного фонда.
Инвентаризации подлежат все музейные предметы, поступившие в постоянное пользование музея.
104. Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии с классификацией основного фонда по отдельным группам, в зависимости от состава собрания. В музеях с большим собранием музейные предметы могут систематизироваться по отделам, а уже внутри отделов согласно принятой классификации по группам музейных предметов.
Такое разделение облегчает их изучение и регистрацию в инвентарных книгах, создание надлежащих условий хранения.
В краеведческих музеях предметы систематизируются по типам источников, коллекциям, видам материала, видам искусства, технике, назначению. Например, таким образом:
вещевые источники
- естественно - исторические памятники;
- археологические коллекции;
- нумизматические коллекции (монеты, ордена, медали, жетоны,
знаки, плакеты, клады, бумажные деньги);
- этнографические коллекции;
- изделия из металла, дерева, керамики, тканей и др.; оружие,
мебель и др.;
изобразительные источники (живопись, графика, скульптура,декоративно - прикладное искусство и фотографии);
письменные источники (рукописные и печатные документы, редкая книга и др.);
киноматериалы и памятники звукозаписи;
мемориальные комплексы.
Для небольших музеев возможно разделение материала на 3 - 4 группы согласно принятой классификации.
В художественных музеях музейные предметы систематизируются по видам искусства (живопись, скульптура, графика, декоративно - прикладное искусство и т.д.), материалу и технике (дерево, металл, кость, гравюра, рисунок), иногда по их назначению (мебель, нумизматика, осветительные приборы и т.д.).
Для музеев с большими художественными коллекциями можно рекомендовать следующую систематизацию музейных предметов:
- живопись;
- иконопись;
- графика (рисунки и акварели, гравюра и литография, плакаты, книги с гравюрами, прикладная графика);
- скульптура;
- архитектурные детали и фрагменты;
- декоративно - прикладное искусство (керамика и стекло, изделия из металла, изделия из дерева, кости, камня, мебель);
- нумизматические материалы (монеты, ордена, медали, жетоны, плакеты, клады, бумажные деньги);
- археологические коллекции.
В небольших художественных музеях число групп может быть уменьшено до 3 - 4:
- живопись и иконопись;
- графика и архитектурные чертежи;
- скульптура и фрагменты архитектуры;
- декоративно - прикладное искусство (мебель, ткани, фарфор и т.д.).
105. По установлении количества таких групп весь наличный материал музея распределяется между соответствующими разделами. Последним присваивается установленный шифр.
Каждый из разделов имеет свою инвентарную книгу (Приложения N 11а, 11б), снабженную шифром. Например, книга для записи живописи может иметь шифр "Ж", графики - "Г", скульптуры - "С", дерево - "Д", археологических коллекций - "А", фотографий - "Ф" и т.д. В больших музейных собраниях, где предметы разделяются по отделам, каждой группе предметов, кроме этих шифров, присваивается еще и шифр отдела. Например, картина из отдела русского искусства может иметь шифр "ОРИ/Ж".
106. В музеях с большим количеством специальных коллекций допускается особая форма инвентарных книг для этих коллекций (например, гравюр, археологических, этнографических, нумизматических собраний, предметов художественной промышленности и др.).
Форма этих книг, разработанная ранее музеем, сохраняется, если она отвечает требованиям, предъявляемым к инвентарным книгам, и утверждается директором музея.
Примечания. а) Материалы научной библиотеки и музейного архива учитываются в соответствии с правилами специальных инструкций, изданных соответствующими ведомствами и управлениями.
б) В художественных собраниях музеев целесообразно иметь отдельную инвентарную книгу для художественных рам, в которой, кроме обычных сведений (размер, материал и др.), необходимо давать описание профиля рамы, а также инвентарный номер картины, к которой рама прикреплена. Багетные рамы современного массового производства и нехудожественное музейное оборудование учитываются хозяйственной частью музея в хозяйственных инвентарях.

107. Инвентарные книги как юридический документ музея должны быть до их заполнения пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью вышестоящего учреждения, а также подписаны представителем этого учреждения.
108. Записи в инвентарной книге предшествует составление инвентарной карточки, графы которой должны соответствовать графам инвентаря (Приложение N 18). Карточка составляется научными сотрудниками музея - специалистами по данной отрасли науки и искусства. Текст описания должен предварительно, до занесения его в инвентарную книгу, визироваться зав. отделом, а также заместителем директора по научной части или главным хранителем, а при отсутствии последних - директором музея.
Примечание. В музеях, располагающих большим числом однородного материала (например, гравюр, нумизматических материалов и пр.), разрешается устанавливать схему инвентарной записи, утверждаемой в том же порядке.

109. Сотрудник музея, получивший предмет для инвентарного описания, в возможно более короткий срок изучает предмет, описывает его, после чего предмет вносится в инвентарную книгу за очередным порядковым номером, затем проставляется в соответствующей графе книги постоянных поступлений шифр и инвентарный номер предмета. Этим достигается взаимосвязь между книгой поступлений и инвентарем.
110. Основные сведения по каждому предмету музея заносятся под отдельным номером в инвентарную книгу. Порядковый номер, под которым он занесен в книгу, является одновременно его инвентарным номером и проставляется на самом предмете:
а) предметы, состоящие из нескольких съемных частей, заносятся в инвентарь за одним номером, а каждая составная часть нумеруется отдельной литерой. Например, кубок с крышкой - инвентарный номер Ф 1230, кубок 1230/1, крышка Ф 1230/2;
молоток отбойный пневматический - ручка - 1
корпус - 2
рабочая часть с пружиной - 3
кусок резинового шланга - 4;
б) в комплектах предметов (например, сервизы, гарнитуры мебели и т.д.) каждый отдельный предмет инвентаризируется за отдельным номером, а принадлежность его к комплекту оговаривается в графе "описание";
в) альбомы рисунков, фотографий и пр. записываются под одним инвентарным номером, а каждый лист получает дробный номер, причем указывается общее количество листов с зарисовками или количество фотографий, количество пустых и отсутствующих листов или гнезд для фотографий. Если альбом состоит из произведений разных авторов, инвентаризации подлежит каждый лист в отдельности.
В графе "описание предмета", так же как и в книге поступлений основного фонда, нужно давать наименование предмета, начиная его с главного предметного слова, например: ружье кременевое, костюм мужской, куропатка серая, плакат, рукопись и т.д. В нужных случаях указывается: чучело, модель, сухой препарат и т.д.
При описании художественных произведений необходимо учитывать, не имеет ли предмет художественно выполненного постамента, оклада, рамы, которые также необходимо вносить в инвентарь наряду с самим предметом.
Описание образцов флоры и фауны нужно начинать с видового названия на русском и латинском языках (например, "лютик едкий") и включить в него все данные полевых этикеток.
Описание документальных материалов нужно начинать с наименования автора или составителя документа, а при отсутствии определенного автора - с названия самого документа.
Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов заснятого лица, года, к которому относится фотография. Затем указывается тип портрета (голова, погрудный, поясной, в рост и т.д.). Запись фотографий с групповыми изображениями начинается с общего наименования группы, далее перечисляются входящие в нее лица. Описание фотографий, воспроизводящих различные события, производственные процессы, виды местности, предметы, начинается с наименования сюжета.
Размер указывается в сантиметрах (для графики - миллиметрах) следующим образом:
для прямоугольных предметов - высота и ширина;
для круглых и эллипсообразных - наибольший диаметр;
для объемных предметов три измерения - высота, ширина и глубина.
Высота статуи указывается вместе с плинтом, если они составляют одно целое. Размеры ваз определяются их высотой и наибольшим диаметром. Для произведений графики указывается двойной размер - листа и изображения, для произведений живописи - размеры по подрамнику или по доске. Для костюмов даются размеры: ширина плеч или пояса и длина. При обмерах запрещается пользоваться мягким сантиметром.
Вес указывается для изделий из драгоценных металлов и камней, для предметов нумизматики, независимо от материала, а также для образцов ценных минералов и крупных друз кристаллов.
В графу "сохранность" вносятся все имеющиеся дефекты, например: прорывы, трещины, сколы, поломки, вздутия, осыпи красочного слоя, отсутствие какой-либо части или детали предмета и т.п., причем указываются места и размеры особенно значительных повреждений.
111. При записи в инвентарные книги музея изделий из драгоценных металлов необходимо, кроме сведений, обязательных для всех других музейных предметов, включать данные об общем весе предмета (в граммах), а также название и вес каждого драгоценного металла, который входит в качестве составной части в этот предмет.При наличии на предмете драгоценных камней указывается их количество, название, размер и вес в каратах. Отмечается количество пустых гнезд.
Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней записываются в инвентарь лишь при наличии акта ювелирной экспертизы по определению подлинности драгоценных материалов и их точного веса.
При записи в основной инвентарь музея предметов, состоящих полностью из драгоценных металлов и камней (в том числе монет, изделий и т.д.), в графе "материал" указывается наименование металлов и камней, из которых изготовлен предмет, в графе "размер и вес" указывается высота, ширина, глубина предмета (если предмет правильной круглой формы - его диаметр) с точностью до 1 мм. Вес предмета указывается: для изделий весом до 100 г с точностью до 0,01 грамма; свыше 100 г - с точностью до 0,1 грамма, вес драгоценных камней - с точностью до 0,01 карата. Крупные цельные предметы (например, чаши, кубки, ларцы и т.д.) взвешиваются с точностью, допускаемой весами, о чем делается оговорка.
Разборка музейных предметов, имеющих детали из драгоценных металлов и камней, для определения их веса, равно как и изъятие драгоценных камней из своих гнезд, категорически запрещается.
При инвентаризации музейных предметов, в которые драгоценные металлы или камни входят как составные части, в графе "описание" дается описание предмета, причем указывается материал составных частей (например, "ларец золотой, прямоугольной формы, с эмалевым изображением сельского пейзажа, по краям крышки - 13 бриллиантов, по углам - 4 рубина" и т.п.).
В графе "материал" указываются драгоценные металлы, из которых состоит предмет, и вес каждого металла в отдельности, на основании вычисления, производимого специалистом; в этой же графе проставляется наименование драгоценных камней (входящих в предмет как составные части) для каждого вида камней отдельно, количество камней для каждого вида, вес камней в каратах по определению специалистов. Если камни одного вида имеют разные размеры, должно быть указано количество их для каждого веса.
В графе "размер" указываются размер и общий вес предмета. В графе "сохранность" отмечаются все дефекты и повреждения, наличие пустых гнезд для драгоценных камней, их количество, расположение и приблизительный размер.
Помимо внесения в инвентарную книгу музея, все изделия из драгоценных металлов и камней учитываются в специальных инвентарных книгах драгоценных металлов и драгоценных камней, в порядке, предусмотренном Инструкцией Министерства культуры СССР "О порядке учета и хранения музейных ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях и культурно - просветительных учреждениях СССР" от 18 сентября 1975 г. N 29-166.
112. Без особого разрешения министра культуры СССР или его заместителя, министров культуры союзных республик и их заместителей, руководителей других министерств и ведомств, согласно подчиненности, запрещается выдача музейных предметов из музея в постоянное пользование и исключение их из инвентаря.
Основанием для списания и исключения музейных предметов из инвентарных книг музеев союзного подчинения является приказ министра культуры СССР (или его заместителя). Для всех остальных музеев системы Министерства культуры СССР и других министерств и ведомств таким основанием является приказ министра союзной республики (или его заместителя) или руководства соответствующего министерства, ведомства.
В случае разрушения предмета, его хищения, утраты музеи должны возбуждать ходатайство перед министерствами культуры СССР или союзных республик в соответствии с подчиненностью о его списании с приложением всей необходимой документации в зависимости от конкретного случая: заключения комиссии реставраторов и хранителей о состоянии предмета и невозможности его реставрировать, акта, фиксирующего обстоятельства пропажи или повреждения предмета, документов об итогах сверки наличия с инвентарными книгами, а в случае хищения или серьезного повреждения предмета - документов о мерах, принятых дирекцией музея для розыска или восстановления поврежденных предметов и результатах этих мер, а также о привлечении виновных к ответственности в соответствии с требованиями закона.
При исключении музейного предмета из инвентаря музея на основании приказа министра культуры СССР, министра культуры союзной республики (или их заместителей), руководства других министерств и ведомств в графе "примечания" в книге поступлений основного фонда и инвентарной книге делается об этом специальная отметка с обязательной ссылкой на документ, содержащий разрешение на выдачу или исключение предмета. Отметка об исключении предмета из книги поступлений, инвентарной книги музея должна быть подписана директором музея и главным хранителем и скреплена печатью музея.
113. Строго запрещается использование инвентарных номеров, освободившихся после исключения выбывших музейных предметов, для записей других предметов.
114. Перевод музейных предметов из одной инвентарной книги в другую (например, из общей книги декоративно - прикладного искусства в книгу мебели и т.д.) и, соответственно, изменение его инвентарного номера и шифра могут быть произведены по решению фондовой комиссии, утвержденному приказом директора музея, при условии, что предмет остается в основном фонде музея.
115. Старые, заполненные до издания настоящей инструкции инвентарные книги и книги поступлений, при условии, если они в основном включают все сведения о предмете, предусмотренные настоящей Инструкцией, должным образом оформлены (пронумерованы, прошнурованы, подписаны и опечатаны печатью вышестоящей организации), не содержат помарок и неоговоренных исправлений, остаются в силе.
116. Замена старых инвентарных книг новыми производится только в исключительных случаях и с обязательного разрешения Министерства культуры СССР, министерств культуры союзных республик, других министерств и ведомств согласно подчиненности. По получении разрешения на замену книг и после завершения работы по переписке старых инвентарей и оформления сличительной ведомости составляется акт на произведенную замену инвентарных книг. Акт замены и сличительная ведомость утверждаются по музеям союзного подчинения начальником соответствующего управления Министерства культуры СССР, а по остальным музеям - соответствующими подразделениями министерств культуры союзных республик и местными органами культуры согласно подчиненности музея.
117. До утверждения акта замены старых инвентарных книг новыми действующим считается старый инвентарь.
118. В акте замены старых инвентарных книг новыми должны быть точно указаны: дата, чьим распоряжением одни книги заменяются другими, причины замены; кроме того, в акте также должно быть обозначено: 1) количество номеров, перенесенных в новые книги,2) количество номеров ранее исключенных, 3) количество номеров ненайденных.
При введении в музее новых инвентарных книг в них переносятся все предметы из старых инвентарных книг, кроме тех, которые были исключены из инвентаря на основании соответствующих документов (разрешения Министерства культуры). В новых книгах должна быть сделана ссылка на шифр и номер инвентаря старой, упраздненной книги, точно так же, как и в старой книге должны быть проставлены шифр и номер нового инвентаря против каждого предмета.
Примечания. а) При составлении новых инвентарных книг категорически запрещается уничтожение или нарушение целости старых инвентарных книг, которые должны тщательно храниться в музеях наряду с остальной учетной документацией.
б) При небольшом количестве отметок об исключении предметов в старых инвентарных книгах в новых инвентарных книгах желательно полностью повторить порядок старых записей для того, чтобы не менять на предметах старых инвентарных номеров. На номера пропавших предметов должен быть составлен специальный список с указанием обстоятельства пропажи и лиц, на ответственном хранении которых они находились, со ссылкой на номера актов, подтверждающих эти сведения.

Акт на погашение старых инвентарных книг составляется в 4 экземплярах: первый остается в делопроизводстве музея, второй - закладывается в книгу погашенного инвентаря, третий - передается в министерство культуры союзной республики или органы культуры на местах, утвердившие данный акт, и четвертый - направляется для сведения в Министерство культуры СССР (Приложение N 12).

Порядок учета фондов в филиалах музея
(в музейных объединениях)

119. Филиалы музеев ведут учет музейных фондов в зависимости от структуры музейного объединения следующим образом:
а) все новые поступления актируются и заносятся в книги поступлений в основном музее, а учет по книгам научного инвентаря ведется в самом филиале. Дубликат инвентарной карточки на каждый музейный предмет направляется в основной музей;
б) в отдельных случаях, когда филиалы имеют значительные исторически сложившиеся собрания, предметы заносятся в книги поступлений и инвентарные книги в самом филиале. При этом филиалы обязаны направлять в основной музей по одному экземпляру актов приема и выдачи, а также инвентарные карточки с тем, чтобы в основном музее имелись полные сведения о всех предметах, хранящихся в его филиале.
В учетных документах и на предметах и в том, и в другом случаях, кроме шифра основного музея, проставляется номер и шифр филиала;
в) в филиале, имеющем небольшие собрания, предметы актируются, заносятся в книги поступлений и научный инвентарь в основном музее, а в филиале также ведутся книги поступлений предметов, принятых от основного музея по акту на материально ответственное хранение, и инвентарная картотека.
Примечание. Вопрос о системе учета в филиале музея в каждом конкретном случае решается Министерством культуры СССР или министерствами культуры союзных республик по подчиненности.

120. Выдача предметов из филиала во временное и постоянное пользование оформляется в установленном порядке основным музеем.
Сводные данные о движении предметов в филиале (выданных и принятых в постоянное пользование) представляются в годовом отчете основного музея вышестоящей организации по подчиненности.

Учет предметов научно - вспомогательного
и сырьевого фондов

121. Материалы научно - вспомогательного фонда актируются по формам акта приема и актам выдачи и заносятся в книгу учета научно - вспомогательных материалов (Приложение N 13).
Научная инвентаризация материалов научно - вспомогательного фонда не ведется. Выдача таких предметов во временное и постоянное пользование и исключение их из книги научно - вспомогательных материалов производятся по распоряжению директора музея республиканского подчинения, органов культуры для музеев местного подчинения.
121а. В музеях художественного профиля и в мемориальных музеях выдача предметов научно - вспомогательного фонда производится по правилам выдачи основного фонда.
На поступление их в музей составляется соответствующий акт, после чего они регистрируются в книге поступлений научно - вспомогательного фонда.
Эти материалы могут быть выданы из музея лишь по письменному разрешению союзного или республиканского министерства, согласно подчиненности.
122. Перевод материалов из научно - вспомогательного фонда в основной фонд музея может быть произведен по решению фондово - закупочной комиссии, перевод из основного фонда в научно - вспомогательный производится с разрешения Министерства культуры СССР или соответствующей союзной республики.
123. Сырьевые материалы после актирования заносятся в книгу сырьевых материалов (Приложение N 14).
Сырьевые материалы, в зависимости от результатов дальнейшей обработки, записываются в основной или научно - вспомогательный фонд.

Переучет музейных ценностей и порядок учета
и хранения учетных документов

124. Музеи обязаны систематически проводить переучет музейных собраний, т.е. проверку наличия и состояния сохранности предметов, сверку их с книгами поступлений, инвентарями, актами и другой учетной документацией.
Музеи с небольшим (до 3000 предметов) собранием музейных ценностей ежегодно проводят проверку всего наличия предметов.
Музеи, обладающие более крупными собраниями, ежегодно проводят проверку наличия части музейного собрания (например, по отделам), в соответствии с утвержденным директором музея планом переучета всех музейных ценностей.
В плане проверки наличия предметов должны быть предусмотрены очередность и точные сроки начала и окончания переучета музейных ценностей по каждой коллекции музея.
Окончательные итоги проверки коллекции фиксируются в сводном акте, подписанном директором и главным хранителем (зав. фондами)
(Приложение N 15).
125. Переучет должен производиться комиссией в составе не менее трех человек, назначаемой приказом директора с непременным участием хранителя данной коллекции. Результаты переучета должны фиксироваться в специальных актах, утверждаемых директором. В том случае, если в результате проверки обнаружена недостача музейных ценностей, указанный акт направляется в вышестоящую организацию согласно подчиненности, с приложением всей необходимой документации и объяснительной записки директора музея о причинах утрат и принятых мерах.
126. Все акты, инвентарные книги, книги временных и постоянных поступлений, книги и описи изделий из драгоценных металлов хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах, в закрытом, опломбированном (в нерабочее время) помещении и посторонним лицам не выдаются. Сотрудникам музея и хранителям перечисленные документы выдаются для очередных записей и отметок в строго установленные помещения. Вынос всех перечисленных документов и книг из здания музея воспрещается.
127. На первое января каждого года составляется опись инвентарных книг (Приложение N 16).
Сводные данные о движении музейных ценностей (вновь принятых и выданных в постоянное пользование) представляются в годовом отчете музея вышестоящей организации согласно подчиненности. Годовой отчет составляется на основании отчетов о их движении за I и II полугодие (Приложение N 17).

Учетные обозначения

128. Одновременно с занесением предметов в книги поступлений и инвентарные книги на предметах проставляются присвоенные им учетные обозначения: шифр музея (его сокращенное наименование), N по книге поступлений, N по инвентарной книге и ее шифр, а также N специнвентаря для предметов, содержащих драгметаллы и драгкамни. Все эти данные должны проставляться на самом предмете.
129. В случае невозможности проставить учетные обозначения на самом предмете они проставляются на оформлении предмета (раме, футляре, конверте, паспарту и т.д.), этикетке или ярлычке, который подвешивается к предмету. Большие предметы (например, картины на подрамниках, мебель) могут штамповаться готовым штампом, и только шифр и учетные номера проставляются от руки краской или тушью.
130. Все старые этикетки, шифры и номера на предметах сохраняются при замене их новыми, но погашаются светлой тушью или графитным карандашом (для графики) и условным знаком (зачеркиванием косым крестом и т.д.), однако, так, чтобы быть легкочитаемыми. Ярлыки, этикетки и надписи старых собраний, выставочных залов и т.п., отражающие историю предмета и музейного собирательства, такому погашению не подлежат.
131. Предметы, поступившие в музей на время (выставки, экспертизы), шифруются упрощенной техникой, чтобы учетные обозначения можно было всегда легко снять. Например, на картинах они наносятся карандашом на подрамнике. На рисунках, гравюрах и т.д. слегка надписываются на обороте графитным карандашом. На скульптуре, керамических и металлических изделиях, на тканях прикрепляются подвесные ярлычки с учетными обозначениями.
132. Учетные обозначения всегда проставляются на определенном месте (установленном для каждой категории предметов) четко, пригодной для каждого предмета краской, не нарушая его внешнего вида.
133. На предметах из драгоценных металлов и камней должны проставляться номера книги поступлений, научного инвентаря музея и специальной инвентарной книги музейных ценностей из драгоценных металлов и камней.
134. На картинах шифр и номера проставляются краской на верхней или нижней планке подрамника, в левом углу. На картинах без подрамников - шифр и номера ставятся на кромке холста с оборотной стороны картины внизу в левом углу. На очень больших картинах учетные обозначения следует проставлять в двух местах: сверху и снизу.
135. На акварелях, рисунках, гравюрах, плакатном материале, изготовленных из плотной, непросвечивающей бумаги, номера с шифром обозначаются штампом на обороте предмета в одном из углов (в правом или левом). На штампе должно быть обозначено наименование музея, а также оставлено место для шифра и номеров, которые наносятся графитным карандашом. Применение цветных карандашей, чернил и шариковой ручки не допускается.
Для штампования графических произведений можно пользоваться масляной типографской краской.
При штамповании типографской краской последнюю следует нанести тонким слоем на стеклянную пластинку при помощи тампона из ваты, завернутого в тонкую ткань (батист, шелк и т.п.). Штамп прикладывается к стеклянной пластинке с тонким слоем типографской краски и затем переносится на графическое произведение. Штамп для графических произведений должен быть небольшого размера (не больше одного квадратного сантиметра). После употребления штампик необходимо сразу же вымыть скипидаром и хранить в сухом состоянии.
Для гравюр и рисунков на тонкой и прозрачной или ветхой бумаге написание номеров разрешается только на окантовке или монтировке. На двусторонних рисунках штамп и номера проставляются на той стороне листа, где они при экспонировании могут быть перекрыты краем паспарту; если композиция рисунка этого не допускает, штамп и номера проставляются на монтировке.
На рисунках, вмонтированных в рамку, паспарту или окантовку, шифр и номера дублируются на окантовке. В случае особо сложной монтировки и нежелательности раскантовки предмета (когда раскантовка может повлечь за собой повреждение данного предмета, например, пастели) номера и шифр проставляются на окантовке предмета, о чем делается в инвентаре (в графе "примечания") соответствующая отметка.
Альбомы с рисунками или фотографиями шифруются на обороте титульного листа. На обороте каждого листа альбома также проставляется штамп с шифром музея.
Примечание. На графических произведениях воспрещается делать надписи чернилами, тушью или химическими карандашами.

136. На иконах (досках) шифр и номера ставятся белой или голубой (светлой) краской на торце или на обороте доски. На двусторонней иконе шифр и номера проставляются на торце иконы.
На иконах из металла, а также крестах и пр. этикетки из плотного картона с шифром и номерами привешиваются к предмету при помощи плотной суровой нитки (не допускается прикрепление проволокой). Так же проставляются номера и на миниатюрах и других мелких предметах, если нет возможности проставить их непосредственно на предмете.
137. На скульптуре (дерево, мрамор, металл) номера ставятся сзади слева на нижнем углу плинта, эмалевой или масляной краской. На мелкой скульптуре, которую можно брать в руки, номера и шифр проставляются на поддоне.
На крупной скульптуре, особенно на рельефах, примораживаемых к стене, рекомендуется номера проставлять на неэкспозиционных торцах и в двух - трех местах с разных сторон в целях наиболее легкого нахождения номера.
138. На предметах керамических (глина, фарфор, фаянс и т.д.), а также на предметах из дерева и камня номера и шифр проставляются на поддоне масляной краской или тушью с последующим покрытием туши прозрачным лаком. При этом на изделиях керамических, снабженных на поддоне клеймами и марками, нельзя записывать эти марки и клейма. На предметах из металла номер наносится эмалевой краской. Предметы, получившие номера на поддоне, а в экспозиции примороженные к постаменту, полке или консолю, должны быть снабжены номером на небольшой картонке, подвешенной на суровой нитке и опущенной, например, в горлышко сосуда.
139. На открывающихся предметах (коробках, табакерках) учетные номера и шифр ставятся внутри. На предметах расписанных и резных (прялки, рубели) номера и шифры проставляются на местах, свободных от росписи и резьбы, по возможности, снизу.
Примечание. На лакированных предметах этикетки с поставленными на них номерами наклеиваются рыбьим клеем.

140. Монеты, медали, геммы, камни, а также мелкие археологические находки шифруются на их монтировке и индивидуальной упаковке (конверты, футляры, коробки) с присоединением (для драгоценностей - обязательно) фотографического снимка данного предмета.
К особенно мелким предметам (серьги, кольца, пуговицы) подвешивается на суровой нитке этикетка с номерами.
141. На тканях этикетка (со штампом и номерами) из светлой плотной материи (коленкор, полотно) пришивается с изнанки. Если предмет сшитый (например, юбка), этикетка пришивается к нижнему краю. К несшитому предмету (ковер, платок, отрез материи) этикетка пришивается к левому углу. Не разрешается прикалывание этикеток металлическими булавками, кнопками и т.п., от которых на ткани может появиться ржавчина, а на ветхих предметах - прорыв. На этикетке номера предварительно должны быть написаны тушью.
142. На мебели штамп с шифром и номерами (металлический или из твердого картона) прибивается сзади (на раме предмета, под сиденьем), если это диван, стул, кресло и т.д., у столов - к основной раме, под верхней доской сзади, у шкафов - на обратной стороне левой дверной створки, если она не имеет художественной обработки. В противном случае номера ставятся на тыльной стороне шкафа. Место для этикетки выбирается, по возможности, не покрытое лаком, политурой или фанерой. При отсутствии прибивных этикеток, а также в случае особой ценности или хрупкости мебели штамп и номера могут быть воспроизведены от руки эмалевой или масляной краской.
143. Архитектурные фрагменты шифруются масляной или эмалевой краской (на неэкспозиционном месте).
144. На уникальных, не выдаваемых для чтения книгах, имеющих музейное значение, штамп и номера (написанные под штампом) проставляются только на обороте титульного листа.
145. Шифр и номера проставляются на отдельных рукописных листах по способу, принятому для предметов графики (миниатюрный штамп, шифр и номера, помеченные графитным карандашом, на оборотной стороне листа слева вверху).
146. На огнестрельное оружие шифровка наносится на внутренней стороне спусковой планки, на холодном оружии - на черенке или путем подвешивания картонной этикетки на суровой нитке; на оборонительном вооружении (шлемах, щитах и т.п.) - на внутренней стороне.
На металлических предметах шифровка наносится эмалевой краской.
147. На предметах естественной истории учетные обозначения проставляются: у тушек животных - на специальных подвесных ярлыках, у чучел - на подставках, на препаратах, заключенных в банки или в постоянные футляры, - на наружной стороне банки или футляра;
- не гербарных листах - на каждом листе внизу слева; на гербарных листах, смонтированных в альбом, - на первом листе альбома;
- на геологических и палеонтологических образцах - непосредственно на предметах;
- на почвенных образцах - на стенке ящиков с монолитами или на банках и коробках с образцами;
- на сыпучих телах - на упаковке.
148. На негативах и диапозитивах учетные обозначения проставляются тушью на эмульсии; на отдельных фотоотпечатках - на обороте в левом нижнем углу; на отпечатках, смонтированных в альбом, - на обороте обложки или титульного листа.
На негативах размером менее 9 x 12 номера проставляются на конверте, а на малоформатных позитивах - на монтировке.

Вспомогательные формы учета

149. Вспомогательный музейный учет осуществляется для оперативной и научной работы с коллекциями музея и преследует в основном цели справочного характера. Проводится этот учет посредством карточек, книжек хранителя и различных вспомогательных описей. Юридических документов они не заменяют.
150. На каждый предмет, поступивший в музей, заводится карточка в нескольких экземплярах по числу ведущихся в музее картотек. Количество картотек определяется спецификой его собрания.
Содержание карточки отражает ее назначение, но в обязательном порядке в ней указываются учетные обозначения и место нахождения предмета (в экспозиционном зале или хранилище).
151. Музеи могут вести самые различные картотеки: учетную, инвентарную, топографическую, предметную, картотеку сохранности, картотеку временных поступлений, временных выдач и т.п.
Из всех этих картотек обязательными являются следующие: учетная, включающая фонды музея в порядке записи в книгах поступлений;
инвентарная, включающая музейные предметы в порядке их записи в инвентарных книгах;
топографическая - для быстрого нахождения любого из музейных предметов;
картотека сохранности, фиксирующая физическое состояние музейного предмета в момент поступления и дальнейшие его изменения, включая реставрацию;
систематическая, имеющая отношение и к учетной, и к научно - исследовательской работе (авторская, именная, предметная, хронологическая по историческим периодам, географическим районам, археологическим группам, промышленным производствам и т.д.).

Дополнительные описи

152. Дополнительные описи преследуют те же цели, что и картотеки, т.е. группировку предметов по тем или иным признакам (топографическому, тематическому, предметно - систематическому и т.д.).
153. На все места хранения (шкафы, витрины, стеллажи) в фондах и экспозиции составляются особые топографические описи (штандорты) с обязательной отметкой в них всех перемещений предметов в данном месте хранения. Они должны содержать в себе наименование предмета, инвентарный номер предмета и его номер по книге поступлений.
Все топографические описи предметов (штандорты) должны быть подписаны хранителем, принявшим на свое материально ответственное хранение коллекции, размещенные в этих хранилищах или экспозициях, и иметь дату (Приложение N 19).
154. Компактной и удобной формой дополнительной описи является отпечатанная типографским способом "книжка музейного хранителя", в которую можно занести любые нужные хранителю сведения о 10 тысячах предметов (Приложение N 20).